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ACEDICOMMXServicios de firma electrónica

Conservación de mensajes de datos. (NOM-151-SCFI-2016)
(NOM-151-SCFI-2016)

Cada vez más, asistimos a una demanda creciente que solicita un almacenamiento electrónico de documentos que permita garantizar en el tiempo la autenticidad y la integridad de los mismos. Estos documentos podrían ser originales que tuvieran su origen en formato electrónico, pero también documentos en papel que a través de un proceso de digitalización permitiera la sustitución de los mismos por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas equivalentes y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costos.

Muchos países (como es el caso de México) ya tienen regulación a este respecto a través de la "NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos (cancela la NOM-151-SCFI-2002)" permitiendo sistemas de digitalización certificada que permiten equilibrar el interés público que representa la Administración y los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean disponer de un archivo o base de datos documental de naturaleza informática que recopile todas las imágenes gráficas y otros documentos o mensajes de datos, que deben ser conservados durante el periodo de prescripción del documento.

El sistema de conservación NOM-151 se basa en la emisión de una constancia a cargo de un Prestador de Servicios de Confianza previa solicitud de la misma en un formato técnico conocido como ASN.1. Esta solicitud incluye la huella digital del documento a conservar, obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.

El PSC, una vez recibida la solicitud de constancia de conservación, procederá a su emisión mediante un sello electrónico de tiempo que dará integridad al documento conservado desde la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM-151.

Descripción del servicio.

El servicio de conservación de mensajes de datos NOM-151 de EDICOM es un mecanismo on-line que permite obtener la “constancia” que deberá almacenarse en el sistema de conservación junto con el resto del expediente. El servicio opera en un entorno de alta disponibilidad a través de interfaces Web Services.

Los pasos para operar con el servicio son los siguientes:

  • El cliente se instala una librería software que permite la interacción con el sistema de conservación NOM-151 (Edicom también proporciona las especificaciones WSDL de acceso al servicio para el caso de que el cliente desee utilizar sus propias herramientas)
  • El cliente envía una solicitud de obtención de constancia para un documento a una URL determinada de ACEDICOMMX siguiendo el protocolo implementado en la librería software suministrada. Esta solicitud incluye determinada información del documento (nombre, tipo, hash, ...). Esta solicitud ha de respetar el estándar 1 de “Abstract Sintax Notation (ASN.1), y debe incluir la huella digital del documento a conservar.
  • El PSC EDICOM recibe la solicitud de Constancia. Revisa si la petición está completa y correcta. Verifica la firma para autenticar el origen del documento y realiza un control de acceso en función del usuario y password del cliente.
  • Si el resultado es correcto, el servicio de Conservación NOM151 de EDICOM emite la Constancia mediante la emisión de un sello electrónico de tiempo que establece la fecha, hora, minuto y segundo que acredita la integridad del documento a partir de ese momento.

Grafico. Arquitectura servicio almacenamiento certificado

  • Se devuelve al cliente la respuesta (CONSTANCIA) con el resultado de la inserción: correcto o erróneo.

EDICOM también proporciona adicionalmente, si el cliente así lo desea, el servicio de solicitud de Constancias, que implica la generación de los formatos ASN.1 a partir de los documentos a conservar.

Igualmente ofrece servicios específicos de almacenamiento de larga duración de todos los elementos que conforman los expedientes de conservación (Documentos, Solicitud de Conservación ASN.1, Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM151), conservando en todo momento las características de autenticidad e integridad y permitiendo la consulta, visualización y verificación de los documentos almacenados en cualquier momento. Este servicio de almacenamiento, conocido como EDICOMLta, ofrece además reportes con el detalle de las evidencias que justifican las acciones realizadas para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos almacenados, ofreciendo valor probatorio de los registros conservados ante requerimiento de terceros.

Tercero Legalmente Autorizado para procesos de Digitalización

La NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 contempla la posibilidad de conservar copias digitales de documentos en soporte físico, que a todos los efectos conservarán las mismas condiciones de validez que los originales en formato papel.

La digitalización de estos documentos, siempre y cuando se realice conforme a los requisitos mínimos de calidad establecidos en la NORMA, permitirá llegado el caso la destrucción de los documentos físicos según la naturaleza de la información de acuerdo con los ordenamientos legales aplicables.

El proceso de digitalización exige la verificación de que las copias obtenidas son fiel reflejo de los originales, mediante un proceso de COTEJO que deberá ser llevado a cabo por un Tercero Legalmente Autorizado por la Secretaría de Economía. Este proceso de cotejo deberá ser conforme con las técnicas de muestreo que la Secretaría de Economía disponga en las Reglas Generales a las que deberán sujetarse los Prestadores de Servicios de Certificación.

Aquellas representaciones digitales que hayan superado este cotejo, conformarán mensajes de datos contra los que se podrá realizar solicitud de constancia, y posterior emisión de Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM-151 por un PSC como EDICOM.

EDICOM licencia el servicio de conservación de mensajes de datos NOM151 en condiciones muy favorables a Proveedores de Servicios de Aplicaciones y empresas de software que lo requieran para su explotación con terceros.


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