Servizi di firma elettronica

Servizi di Archiviazione/Conservazione certificata

Ogni volta di più, assistiamo ad una domanda continua che richiede che sia riconosciuta la validità della digitalizzazione dei documenti ricevuti in supporto cartaceo e permetta la sostituzione dei documenti originali in cartaceo per gli equivalenti file che contengano le immagini grafiche degli stessi e, di conseguenza, si possa autorizzare la distruzione di grandi quantità di carta dei documenti originali, con risparmi di gestione, operazioni documentali ed archiviazione, favorendo in questo modo la riduzione dei costi. Questa digitalizzazione, tuttavia, deve farsi senza discapito della sicurezza e con le stesse garanzie documentali che, come giustificativi, forniscono i documenti originali in carta che si vogliono sostituire, nel cui supporto, in genere, sono emessi e ricevuti dagli imprenditori o professionisti.

Tanti paesi hanno già leggi che permettono sistemi di digitalizzazione certificata che permettono di rispettare l’interesse pubblico che rappresenta l’Amministrazione e gli interessi degli imprenditori e dei professionisti che desiderano disporre di un archivio o database documentale di natura informatica che raccolga tutte le immagini grafiche delle fatture e di altri documenti o giustificativi in carta, che devono essere conservati durante il periodo di prescrizione del documento.

Questi sistemi in genere si basano sull’apposizione di una firma digitale e/o una marca temporale (Timestamp), normalmente forniti da una terza parte di fiducia.

Edicom ha sviluppato attualmente diverse soluzioni per dare risposta alle norme specifiche in tre dei paesi dove opera e continuerà a sviluppare ed ottenere le omologazioni necessarie in quei paesi dove i nostri clienti abbiano bisogno:

In Italia:

• DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445. " Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. (Testo A)". Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio 2001- Supplemento ord. n. 30.
• DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 gennaio 2004 . "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ". (G.U. n. 98 del 27-4-2004)
• DECRETO 23 gennaio 2004. "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto." (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)

In Messico:

• Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002 . Pratiche Commerciali-Requisiti per la conservazione dei messaggi di dati. .

In Spagna:

• ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril . Per la quale si sviluppano determinate disposizioni sulla fatturazione telematica e conservazione elettronica delle fatture.