Servicios de firma electrónica

Servicios de Almacenamiento certificado

EDICOM, como Prestador de Servicios de Certificación que emite certificados reconocidos según la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica, también ofrece servicios de Almacenamiento Certificado.

Cada vez más, asistimos a una demanda creciente que solicita un almacenamiento electrónico de documentos que permita garantizar en el tiempo la autenticidad y la integridad de los mismos. Estos documentos podrían ser originales que tuvieran su origen en formato electrónico, pero también documentos en papel que a través de un proceso de digitalización permitiera la sustitución de los mismos por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas equivalentes y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes.

Este almacenamiento electrónico, sin embargo, deben efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan los documentos originales a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte (electrónico o papel), generalmente, son expedidos y recibidos por los empresarios o profesionales.

Muchos países (como es el caso de España) ya tienen regulación a este respecto permitiendo sistemas de digitalización certificada que permiten equilibrar el interés público que representa la Administración y los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean disponer de un archivo o base de datos documental de naturaleza informática que recopile todas las imágenes gráficas de las facturas y otros documentos o justificantes en papel, que deben ser conservados durante el periodo de prescripción del documento.
Estos sistemas generalmente se basan en el apósito de una firma electrónica y/o una marca temporal (Timestamp), típicamente facilitado por un tercero de confianza.

Edicom ha desarrollado en la actualidad diversas soluciones para dar respuesta a normativas específicas en tres de los países donde opera y seguirá desarrollando y obteniendo las homologaciones precisas en aquellos lugares donde lo requieran nuestros clientes.

Descripción del servicio

El servicio de Almacenamiento Certificado de EDICOM es un mecanismo on-line que permite almacenar documentos electrónicos durante largos periodos de tiempo conservando en todo momento las características de autenticidad e integridad que tenía el original depositado en primera instancia en este sistema y también permite la consulta, visualización y verificación de los documentos almacenados en cualquier momento.

Los pasos para almacenar un documento en este sistema son los siguientes:

• El cliente se instala una librería software que permite la interacción con el sistema de almacenamiento certificado
• El cliente envía una solicitud de almacenamiento de documento a una URL determinada de ACEDICOM siguiendo el protocolo implementado en la librería software suministrada, incluyendo el documento a almacenar
• ACEDICOM recibe la petición, revisa si la petición está completa y correcta y realiza un control de acceso en función del usuario y password del cliente.

Si el resultado es correcto, el servicio de almacenamiento certificado firma el documento incluyendo un Sello de Tiempo (donde figura el hash del documento, la fecha y hora obtenida de una fuente fiable y la firma electrónica de la TSA) y lo inserta en el repositorio para su conservación y posterior consulta.

Se devuelve al cliente la respuesta con el resultado de la inserción: correcto o erróneo.

Los documentos firmados almacenados en el repositorio de finalmente los podremos consultar mediante un interfaz visual de tipo Web: EDIWIN Viewer.

El procedimiento de explotación de este interfaz web de usuario mediante el cual de dispone de acceso directo y sin demora a cualquier documento almacenado en la base de datos documental se explica en el documento Servicio de Almacenamiento Certificado

Edicom ha desarrollado en la actualidad diversas soluciones para dar respuesta normativas específicas en tres de los países donde opera y seguirá desarrollando y obteniendo las homologaciones precisas en aquellos lugares donde lo requieran nuestros clientes:

Normativa Almacenamiento Certificado en España:

• ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril , por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Normativa Almacenamiento Certificado en Italia:

• DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 ." Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. (Testo A)." pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio 2001- Supplemento ord. n. 30.
• DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 gennaio 2004 . " Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ". (G.U. n. 98 del 27-4-2004)
• DECRETO 23 gennaio 2004. " Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto." (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)

Normativa Almacenamiento Certificado en México:

• Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002 . Prácticas Comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos.